A Arquivologia é uma disciplina essencial para a administração pública e privada, especialmente no contexto dos concursos públicos. Apesar de pouco explorada fora do meio acadêmico e concurseiro, seus princípios são vitais para a organização, preservação e acesso à informação documental.
A seguir, detalharemos os principais conceitos fundamentais da Arquivologia.
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O que é Arquivologia?
A Arquivologia é a ciência que estuda os princípios, normas e técnicas voltadas à produção, organização, conservação, uso e acesso aos arquivos. Seu objetivo é garantir que os documentos produzidos por uma instituição possam ser acessados de forma eficiente e segura ao longo do tempo.
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Conceito de arquivo
O arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade pública ou privada, no exercício de suas atividades. Esses documentos são organizados com base em uma estrutura que respeita a ordem original, permitindo rastreabilidade e autenticidade.
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Documento de arquivo e suporte
O documento de arquivo é qualquer informação registrada em um suporte físico ou digital, que possui valor administrativo, jurídico, fiscal, histórico ou informativo.
Suporte é o material no qual a informação está registrada (papel, filme, fita magnética, meio digital, etc.).
Conteúdo é a informação propriamente dita.
Função e finalidade do arquivo
Os arquivos têm função administrativa, probatória, informativa e histórica. Sua principal finalidade é servir como instrumento de apoio à administração e à memória institucional.
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Ciclo de vida dos documentos
Os documentos passam por três idades:
Corrente: documentos em uso frequente.
Intermediário: documentos pouco utilizados, aguardando destinação final.
Permanente: documentos com valor histórico ou probatório, preservados indefinidamente.
Princípios da Arquivologia
Entre os princípios básicos da Arquivologia, destacam-se:
Proveniência: os documentos devem ser organizados de acordo com sua origem (órgão produtor).
Ordem original: a ordem em que os documentos foram produzidos deve ser mantida.
Unicidade: cada documento é único, mesmo que existam cópias.
Cumulatividade: os arquivos são formados de maneira contínua, acompanhando a evolução das atividades da instituição.
Diferença entre arquivo e biblioteca
Arquivo: reúne documentos únicos, organizados segundo sua origem, com valor jurídico, administrativo ou histórico.
Biblioteca: reúne múltiplos exemplares de obras publicadas, organizadas por assunto ou autor, com fins informativos e educacionais.
Gestão de documentos
A gestão documental envolve um conjunto de procedimentos para controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
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Fases da gestão
Protocolo: registro, recebimento, expedição e distribuição de documentos.
Classificação: organização dos documentos com base em planos de classificação.
Avaliação: identificação do valor dos documentos para definir sua destinação (eliminação ou guarda permanente).
Tabela de temporalidade: define prazos de guarda e critérios de eliminação ou preservação.
Importância para Concursos Públicos
A disciplina de Arquivologia tem sido recorrente em provas de concursos para cargos administrativos, como os do MPU, tribunais, agências reguladoras e polícias.
Dominar os conceitos fundamentais pode garantir uma vantagem significativa ao candidato, visto que muitos concorrentes negligenciam o estudo dessa matéria.
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Conclusão
A Arquivologia é uma ferramenta indispensável para garantir a transparência, eficiência e memória das instituições. Seu domínio não apenas qualifica o profissional, como também é um diferencial em seleções públicas.
Por isso, estudar seus conceitos fundamentais com profundidade é uma estratégia certeira para quem almeja a aprovação.
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